Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut :
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok
Prosedur Dalam sistem Akuntansi Pembelian
a. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:
- Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.
- Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut.
- Sistem akuntansi pembelian dengan lelang. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Unsur Pengendalian Intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001 : 386) :
1. Organisasi
- namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan Perusahaan yang di tanda tangani oleh Direktur Utama.
- Setiap Perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus di dasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
- Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus di dasarkan atas surat potongan gaji yang di otorisasi oleh fungsi kepegawaian.
- Kartu jam hadir harus di otorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
- Perintah lembur harus di otorisasi oleh kepala Departemen yang bersangkutan.
- Daftar gaji harus di otorisasi oleh fungsi personalia.
- Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus di otorisasi oleh fungsi akuntansi.
- Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Kartu Penghasilan Karyawan di selenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang di cantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini di pakai sebagai dasar perhitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan.
- Tarif upah yang di cantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi ini banyak bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut di lakukan berdasarkan data yang di kumpulkan dalam kartu jam kerja.
- Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini di pakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
- Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
- Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akunatansi sebelum dilakukan pembayaran.
- Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
- Catatan penghasilan karyawan di simpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
Keuntungan Menggunakan Sistem Akuntansi
1. Menghemat Waktu
Keuntungan yang paling penting dari penggunaan sistem akuntansi adalah kita bisa menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan pencatatan. Dalam Sistem Akuntansi akan terintegrasi dengan semua bagian di perusahaan mulai dari penjualan hingga gudang dengan Sistem Akuntansi sebagai muaranya. Jadi, tidak ada proses manual dalam penggunaannya.
2. Lebih Efisien
Dalam pengolahan data menjadi sebuah laporan keuangan dapat dibuat dengan mudah. Dengan staff yang berpengalaman dan Sistem Akuntansi, maka indikasi - indikasi kesalahan dapat terdeteksi di awal dan evaluasi kondisi keuangan perusahaan pun dapat diketahui dengan singkat.
3. Pencatatan Hutang dan Piutang yang Lebih Akurat
Sistem Akuntansi memiliki salah satu modul keuangan yang biasanya berisikan fitur Piutang (A/R) dan Hutang (A/P). Modul ini memungkinkan kita mencatat piutang dan hutang secara akurat. Selain itu dengan pencatatan Hutang dan Piutang yang akurat, kita dapat dengan mudah mengetahui posisi keuangan kita. Dengan sistem akuntansi, kita dapat juga mengetahui umur dari Hutang dan Piutang kita melakukan Aging (analisa umur hutang/ piutang). Hal ini akan mengindarkan kita dari piutang tak tertagih atau terlambat pembayaran kepada supplier.
4. Meminimalisasi Risiko Kesalahan Pencatatan
Menggunakan Sistem Akuntansi akan meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dibandingkan dengan proses manual. Selain itu juga Sistem Akuntansi saat ini juga dapat terintegrasi dengan Sistem Faktur Pajak, jadi resiko kesalahan dalam penginputan akan dapat diminimalisir sebaliknya keakuratan data menjadi sangat kuat.
Dokumen Transaksi
Dokumen sebagai tanda bukti yang mendukung serta mengesahkan atas transaksi yang dilakukan atau tanda bukti adanya kewajiban pada pihak lain yang masih harus dilaksanakan, misalnya cek, bilyet giro, dan dokumen pengiriman uang; lihat juga bukti pelunasan (voucher).
Secara jelasnya, bukti transaksi adalah bukti tertulis yang mencatat atau merekap segala kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan maupun sebuah bisnis. Bukti transaksi berperan penting dalam mencegah munculnya permasalahan di waktu yang akan datang.
Tujuan & Fungsi transaksi:
Bukti transaksi yang sudah dicatat merupakan pegangan untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam menyusun laporan keuangan. Dari pencatatan tersebut dapat diketahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi, dan dapat menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan. Selain itu, bukti transaksi dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan.
Jenis bukti transaksi:
- Bukti Transfer Internal, yakni bukti transaksi yang berasal dari dalam perusahaan. Transaksi tersebut dilakukan oleh personalia perusahaan dan hanya mengikuti di dalam perusahaan. Transaksi internal berorientasi kepada perubahan posisi keuangan yang terjadi pada lam perusahaan. Baik transaksi yang dibuat maupun transaksi yang dikeluarkan semua berasal dan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Bukti transaksi internal dapat dicontohkan seperti memo dari pimpinan perusahaan kepada karyawan kantor.
- Bukti Transaksi Eksternal, adalah bukti pencatatan transaksi yang berlangsung antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Bukti transaksi ada bermacam-macam, misalnya saja seperti kwitansi, faktur, cek, nota kredit, nota debet, dan lain sebagainya.
Macam-macam Bukti Transaksi
Berikut adalah contoh bermacam-macam bukti transaksi, di antaranya:
1.Nota Kontan: Bukti pembayaran atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi atas penjualan barang secara tunai.
2.Nota Kredit: Bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual atau pengambilan barang. Nota kredit yang dikeluarkan oleh penjual ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli.
3.Nota Debet: Dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak).
4. Faktur: Pernyataan tertulis mengenai barang yang telah dijual, baik dalam jumlah dan harganya. Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Salah satu fungsi dari faktur adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli dalam meneliti kembali akan barang-barang yang telah dibelinya.
5.Kwitansi: Bukti dari transaksi pada saat penerimaan sejumlah uang. Kwitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang lalu kemudian diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.
6.Cek: Perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di suatu bank, dengan tujuan agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau yang namanya tertulis di surat cek tersebut.
7.Bukti Memorandum: Bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan. Misalnya, seperti memo seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayar pada akhir periode.
8.Bilyet Giro: Surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.
9.Rekening Koran: Bukti untuk mutasi kas di bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya.
10.Bukti Setoran Bank: Catatan transaksi (slip setoran) yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank, seperti untuk investasi.
11.Bukti Kas Masuk: bukti transaksi tertulis terkait penerimaan uang (kas) yang disertai oleh buktinya. Bukti tersebut biasanya hanya digunakan oleh pihak internal perusahaan sekaligus sebagai data pengarsipan. Kas dapat berasal dari uang tunai yang dibayarkan oleh customer bisa dalam bentuk cicilan, bunga, jenis investasi, ataupun sebagainya. Contoh bukti kas masuk adalah kwitansi dan nota.
12.Bukti Kas Keluar: adalah bukti transaksi terkait pengeluaran kas maupun pembayaran. Kas biasanya dikeluarkan untuk membayar biaya perlengkapan, peralatan, dan segala hal yang dibutuhkan oleh kantor. Bukti transaksi kas ini harus memiliki keterangan lengkap, mulai dari tanggal, nama, keterangan kegiatan, dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki otoritas keuangan di perusahaan. Bukti ini nantinya dapat digunakan akuntan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan dalam jumlah kecil. Contoh bukti kas keluar adalah nota kontan asli atau kwitansi dari kreditur.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2013:469) adalah :
1. Prosedur Order PenjualanD
alam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli danmembuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntasi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Dalam menerapkan sistem pengendalian intern di perusahaan kita tidak akan lepas dari unsur-unsur yang membentuk sistem pengendalian intern. Unsur-Unsur tersebut menurut Mulyadi (2013:164) yaitu:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka bagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasaarkan pada prinsip-prinsip berikut:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Maka dari itu dengan demikian dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check diantara unit organisasi pelaksana. Dengan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi-fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, maka catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, uatng, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dalam sistem penjualan tunai dan penerimaan kas sangatlah penting untuk mengadakan pencatatan atas transaksi yang terjadi untuk menghindari adanya penyelewengan dan penyalagunaan.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi.
Pembagian fungsi dan tanggung jawab dalam sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan, tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diterapkan cara untuk menjamin praktek yang sehat. Adapun cara yang umumnya diterapkan oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat yaitu:
a. Penanggungan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaianya harus dipertanggungjawabkan dan oleh yang berwenang
b. Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga indenpendensi pejabat dalam melaksanakn tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara priodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Di sini di antara empat unsur pokok sistem pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur pokok yang paling penting, jika perusahan mempunyai karyawan yang jujur dan kompeten maka dapat meningkatkan kualitas perusahaan. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan jujur maka perusahaan harus melakukan hal berikut:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Bukti kas keluar adalah salah satu bukti yang digunakan sebagai pencatatan atas seluruh transaksi yang erat kaitannya dengan bukti pengeluaran kas perusahaan. Untuk seluruh transaksi pengeluaran kas yang ada dalam perusahaan, baik dikeluarkan untuk pihak yang berada di luar perusahaan maupun dari dalam perusahaan, semuanya akan tercatat dalam bukti kas keluar.
Di dalam bukti transaksi perusahaan ini terdapat dokumen pencatatan yang nantinya akan menunjukan informasi seputar pengeluaran sejumlah dana dari bagai finansial. Umumnya, biaya yang dikeluarkan akan digunakan untuk berbelanja seluruh perlengkapan perusahaan, seperti alat printer, laptop, mesin foto copy, dll.
Sebagai bukti, kas keluar harus memiliki informasi terkait keterangan perusahaan, tanggal diadakannya pengeluaran kas, keterangan nama barang ataupun jasa, serta jumlah uang kasa yang sebelumnya dikeluarkan. Nantinya, dokumen ini harus ditanda tangani oleh bagian finansial atau akuntan perusahaan, seperti persetujuan dari direktur keuangan perusahaan, manajer keuangan, kasir, dan bagian keuangan lain.
Bukti Transaksi perusahaan
1. Bukti Transaksi Kwitansi
Contoh bukti transaksi ini merupakan sebuah bukti yang digunakan pada saat melakukan transaksi penerimaan sejumlah uang. Bukti kwitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang lalu diserahkan kepada yang melakukan pembayaran, kwitansi ini juga merupakan bukti jenis transaksi perusahaan dagang.
Sebab kwitansi ini terdiri dari dua bagian, yaitu yang pertama diberikan kepada pihak yang membayar, dan sedangkan bagian yang tertinggal (Sub atau Bonggol Kwitansi) dapat dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang bagi perusahaan.
Untuk mencatat bukti transaksi perusahaan dagang ini, berikut ada beberapa hal yang harus Anda lakukan yaitu:
• Mencatat nama lengkap yang memberikan uang.
• Mencatat nominal yang diserahkan atau dibayarkan.
• Tujuan dari pembayaran.
• Tempat dan tanggal penyerahan uang.
• Nama lengkap beserta tanda tangan penerima.
2. Bukti Nota Kontan
Yang dimaksud dari bukti nota kontan ini adalah sebuah dokumen yang dibuat dan diberikan penjual kepada pembeli. Di mana lembar pertama (asli) diserahkan kepada pihak pembeli sedangkan lembar copynya disimpan oleh pihak penjual sebagai sebuah bukti transaksi atas penjualan tunai.
Adapun beberapa hal yang harus Anda isi dan perhatikan ketika ingin mencatat bukti transaksi ini yaitu :
• Mencatat nama perusahaan sebagai pihak yang mengeluarkan nota.
• Nomor nota.
• Menulis tanggal transaksi
• Mencatat Jenis barang yang dibeli.
• Jumlah barang yang dibeli.
• Mencatat harga satuan pada sebuah barang atau jasa.
3. Faktur Penjualan
Faktur penjualan ini merupakan dokumen di mana berisi tentang transaksi antara pembeli dan penjual.
Untuk melakukan pencatatan pada faktur ini, adapun yang harus Anda isi dalam faktur penjualan ini yaitu:
• Nama
• Jumlah
• Harga barang
• Data perusahaan baik penjual dan juga pembeli
• NPWP
• Pajak Pertambahan Nilai
Analisis bukti transaksi ini menjadi salah satu bukti sebuah perusahaan melakukan pembelian terhadap perusahaan lain dan juga menjadi arsip untuk melakukan penagihan di kemudian hari.
Selain itu faktur penjualan ini juga menjadi salah satu hal yang harus Anda simpan dengan baik karena fungsi bukti transaksi ini digunakan untuk merekam jumlah piutang yang ada.
4. Bukti Transaksi Setoran Bank
Untuk bukti setoran bank bisa dilakukan oleh pihak perusahaan atau bahkan dari pihak bank itu sendiri. Untuk perusahaan besar, biasaya pihak bank akan memberikan bukti setoran bank kepada pihak perusahaan agar memudahkan perusahaan ketika melakukan transaksi.
Ketika Anda ingin membuat transaksi keuangan, Anda juga perlu membuat sebuah rekonsilasi bank tersebut agar memastikan bahwa pencatatan perusahaan dengan bank sudah sesuai.
Tentunya bukti transaksi ini menjadi hal yang memudahkan karena Anda sudah tidak perlu repot lagi untuk mengisi slip setoran saat berada di bank.
Karena bukti setoran bank biasanya rangkap, tentu hal ini menjadi arsip langsung bagi perusahaan. Bukti setoran ini tentu akan digunakan sebagai salah satu bukti kas keluar.
5. Bukti Faktur Pembelian
Faktur ini merupakan sebuah bukti tertulis di mana perusahaan telah melakukan pembelian atas barang tertentu. Dalam faktur ini sudah tertera jelas data perusahaan yang menjual dan membeli barang dan beserta tanggal transaksinya.
Faktur pembelian akan didapat ketika Anda membeli barang dari supplier. Adapun beberapa poin yang terdapat dalam faktur pembelian ini yaitu:
• Nama
• Identitas perusahaan baik sebagai pembeli dan penjual
• Nomor transaksi
• Detail transaksi
• Harga yang harus dibayar
• Stempel perusahaan
• Tenggat waktu (apabila transaksi dilakukan dengan kredit)
6. Bukti Kas Keluar
Salah satu yang menjadi hal terpenting dalam akuntansi adalah mengharuskan pencatatan setiap hal yang menyangkut keuangan perusahaan dan melakukan analisis bukti transaksi yang sudah pernah dilakukan.
Biasanya kas keluar digunakan untuk membiayai setiap perlengkapan, peralatan, maupun segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan perkantoran.
Dalam bukti kas keluar ini tentu berisi keterangan sebuah perusahaan, tanggal kejadian, keterangan nama dan jasa yang digunakan, dan dalam kas keluar juga harus tersedia jumlah uang yang dikeluarkan.
Namun agar dokumen bisa dapat dipertanggungjawabkan dibutuhkan tanda tangan dari bagian keuangan seperti pada kasir, manajer keuangan atau pihak yang memiliki otoritas dengan bagian keuangan di sebuah perusahaan.
7. Bukti Transaksi Kas Masuk
Selain bukti kas masuk adapun terdapat bukti kas keluar, bukti kas keluar ini merupakan sebuah dokumen yang menunjukkan adanya uang tunai yang diterima oleh perusahaan.
Kas masuk ini berasal dari pembayaran tunai yang dilakukan oleh customer yang sudah melakukan pembayaran untuk cicilan, jenis investasi, bunga, maupun yang lainnya.
8. Bukti Cek
Cek bisa diartikan sebagai perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di suatu bank, kemudian pihak bank akan membayarkan sejumlah uang yang sudah tertulis dalam cek kepada orang yan membawa surat atau yang namanya sudah tertulis pada surat cek tersebut.
Bukti cek ini terdiri dari dua bagian yaitu:
• Bagian sebelah kanan dapat diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran tersebut.
• Dan pada bagian sebelah kiri buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.
9. Bukti Memorandum
Yang dimaksud dengan bukti memorandum adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemimpin perusahaan atau orang yang sudah diberikan wewenang untuk suatu kejadian yang sedang berlangsung pada sebuah internal perusahaan yang bersangkutan.
Contoh bukti transaksi pada momorandum ini seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayar pada akhir periode.
10. Faktur Pajak
Bukti transaksi ini merupakan sebuah nota yang berisi pembeli dan penjual yang telah membayar sejumlah pajak ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Apabila suatu saat dilakukan audit ataupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan, maka faktur ini dapat ditunjukkan sebagai bukti patuh kepada aturan negara.
Selain itu bukti fatur ini juga dapat digunakan sebagai tanda pengusaha telah melakukan pembayaran dan melakukan pelaporan masa PPN sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan.
Adapun komponen yang terdapat dalam faktur pajak ini adalah seperti:
• Nama.
• Alamat.
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang mneyerahkan BKP.
• Jenis BKP yang diserahkan.
• Mencantumkan harga jual yang sudah memfaktorkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
• Pajak penjualan atas barang mewah (PPnBM) yang dipunggut.
• Kode, nomor dan tanggal pembuatan faktur.
Topik sistem informasi akuntansi
1. Flowchart Penjualan Tunai
ok
BalasHapusNb: TM 4!